Електронно архивиране

Според проучвания, обемът на информацията, която фирмите и държавните ведомства съхраняват в архивите се увеличава ежегодно с 60%. Както в България така и за всички страни от ЕС се повишават изискванията към работата на фирмите и администрациите за обмен, ползване и съхранение на създаваните документи. Нарастването на обема на тези документи и информация във всички институции, структури и учреждения,както и ежедневното генериране на документи, които се натрупват в архивите създават проблеми от гледна точка на:

• физическото място за съхранение на хартиените архиви;
• независимо от добрата подредба на архива трудното намиране на съответен документ за справка поради големия обем на архива;
• загубата на документи поради невъзможност да бъдат открити в огромните документни масиви;
• неоторизиран достъп до информация;

Изброените недостатъци на документните масиви от хартия налагат използването на електронни архиви.

Стандартът ISO 19005-1:2005:

• Публикуван през 2005 г. Разработван е повече от 3 години, като в процеса са участвали множество фирми и организации от цял свят
• Дефинира формат PDF/A базиран на PDF 1.4 на Adobe Systems

Нужда от единен формат за архивиране

Утвърдените формати за електронно архивиране на документи варират между различните държави, институции, ведомства и компании. Традиционните методи за архивиране като хартия, микрофилм и др, са неудобни и технологично изостанали от модерния свят. Един голям документ трудно може бързо да бъде изпратен от една до друга отдалечена точка на света. Изключително трудно и бавно би било и търсенето на конкретна информация в голям документ.

Изисквания

PDF/A документът трябва да съдържа всички необходими данни за визуализация в себе си в дългосрочен план. Данните трябва да са независими от инструментите исистемите, на които(чрез които) се визуализира. Форматът съдържа в себе си структурирани обекти: текст, векторна графика, растерни изображения.

Съвместимост

PDF/A-1b – надеждна визуализация на документа.
PDF/A-1a – като PDF/A-1b, но включва данни за структурата на документа.

Проверка на валидност

Чрез специализирани инструменти може по електронен път да се провери дали един PDF документ отговаря на стандарт PDF/A.

Факти

В световен мащаб се работи по следващите версии на стандарта. Гарантира се обратна съвместимост с настоящият стандарт. В съвременните версии на най-популярните офис пакети се поддържа съхранение на документи във формат PDF/A.